01What it isQué es
Shipping execution covers everything between a packed order and a departed truck: carrier booking, labels and tracking numbers, shipping documents — in Mexico, the CFDI with the Carta Porte complement — and verified loading.
La ejecución de embarques cubre todo lo que hay entre un pedido empacado y un camión que salió: reserva del transportista, etiquetas y números de rastreo, documentos de embarque —en México, el CFDI con complemento Carta Porte— y carga verificada.
02Why it mattersPor qué importa
Shipping is where small errors become customer-visible failures: a wrong label sends a parcel astray, a missing document stops a truck. In Mexico, transporting goods without a valid CFDI with Carta Porte complement exposes the shipment to retention and fines, so document generation must come from system data, not manual typing.
El embarque es donde los errores pequeños se vuelven fallas visibles para el cliente: una etiqueta equivocada extravía un paquete, un documento faltante detiene un camión. En México, transportar mercancía sin un CFDI válido con complemento Carta Porte expone el embarque a retenciones y multas, así que la emisión de documentos debe venir de datos del sistema, no de captura manual.
03How it is doneCómo se hace
1
Integrate WMS, TMS and billing. Labels, carrier bookings and CFDI generated automatically from shipment data.
2
Keep carrier master data current. Tax ID, permits and insurance validated before a carrier is used.
3
Verify loading by scan. Every documented package confirmed on the truck before the dock closes.
4
Measure documentation accuracy. Track shipments with complete, correct documents as a 100% target.
1
Integra WMS, TMS y facturación. Etiquetas, reservas con transportistas y CFDI generados automáticamente con los datos del embarque.
2
Mantén actualizado el maestro de transportistas. RFC, permisos y seguros validados antes de usar a un transportista.
3
Verifica la carga con escáner. Cada bulto documentado confirmado en el camión antes de cerrar el andén.
4
Mide la exactitud documental. Da seguimiento a los embarques con documentos completos y correctos con una meta de 100%.
04The concept in depthEl concepto a fondo
Shipping execution: the last meter of the warehouse before the product leaves›
Shipping execution is the set of processes between a packed order and the truck departing from the dispatch dock: carrier selection, shipping label generation, shipment documentation (remittance, bill of lading, CFDI de traslado), and truck loading. In a high-volume DC, shipping execution is the most frequent bottleneck — if it fails, the truck leaves without orders or with incorrect documentation.
Shipping execution steps›
(1) Carrier booking: the TMS reserves carrier capacity for the shipment (automatic vs. manual booking). (2) Shipping guide and label generation: the system generates the label with the carrier barcode, delivery address, and tracking number. (3) CFDI de traslado generation (in Mexico, mandatory for merchandise transport in national territory). (4) Remittance or packing list generation for the receiver. (5) Truck loading: verification that all documented packages are loaded.
The CFDI de traslado: Mexico’s fiscal transport requirement›
In Mexico, the Comprobante Fiscal Digital (CFDI) de traslado with the Carta Porte complement is mandatory for merchandise transport in national territory (required since 2022, fully enforced since 2024). The CFDI must be issued before transport begins and contains: merchandise description, unit count, value, sender and recipient RFC, transport type, and (in the Carta Porte complement) origin, destination, and transporter’s permit number. Missing the CFDI or Carta Porte complement can result in the SAT stopping the transport.
Intermediate vs. Advanced›
Intermediate: executes the shipping process per defined procedure, verifies documentation is correct before authorizing truck departure.
Advanced: designs the shipping execution process with correct automation; implements automatic CFDI de traslado generation; manages transport fiscal compliance.
Advanced: designs the shipping execution process with correct automation; implements automatic CFDI de traslado generation; manages transport fiscal compliance.
Ejecución de embarques: el último metro del almacén antes de que salga el producto›
La ejecución de embarques es el conjunto de procesos entre un pedido empacado y la salida del camión del andén: selección de transportista, generación de la guía, documentación del embarque (remisión, carta de porte, CFDI con complemento Carta Porte) y carga del camión. En un CEDIS de alto volumen es el cuello de botella más frecuente: si falla, el camión sale sin pedidos o con documentación incorrecta.
Pasos de la ejecución de embarques›
(1) Reserva con el transportista: el TMS reserva capacidad para el embarque (automática vs manual). (2) Generación de guía y etiqueta: el sistema genera la etiqueta con el código de barras del transportista, la dirección de entrega y el número de rastreo. (3) Emisión del CFDI con complemento Carta Porte (en México, obligatorio para el transporte de mercancías en territorio nacional). (4) Generación de la remisión o packing list para el receptor. (5) Carga del camión: verificación de que todos los bultos documentados se carguen.
El complemento Carta Porte: el requisito fiscal de transporte en México›
In Mexico, the Comprobante Fiscal Digital (CFDI) de traslado with the Carta Porte complement is mandatory for merchandise transport in national territory (required since 2022, fully enforced since 2024). The CFDI must be issued before transport begins and contains: merchandise description, unit count, value, sender and recipient RFC, transport type, and (in the Carta Porte complement) origin, destination, and transporter’s permit number. Missing the CFDI or Carta Porte complement can result in the SAT stopping the transport.
Intermedio vs Avanzado›
Intermedio: ejecuta el proceso de embarque según el procedimiento definido y verifica que la documentación sea correcta antes de autorizar la salida del camión.
Avanzado: diseña el proceso de ejecución de embarques con la automatización correcta; implementa la emisión automática del CFDI con complemento Carta Porte; gestiona el cumplimiento fiscal del transporte.
Avanzado: diseña el proceso de ejecución de embarques con la automatización correcta; implementa la emisión automática del CFDI con complemento Carta Porte; gestiona el cumplimiento fiscal del transporte.
05In practiceEn la práctica
The CFDI de traslado with Carta Porte must be generated automatically from the ERP — not manually›
Manual CFDI de traslado generation is a source of errors (incorrect RFC, incorrect merchandise description, outdated transporter permit number) and delays in shipping execution. Billing system integration with the WMS/TMS generates the CFDI automatically with correct data for each shipment.
WMS-TMS integration for carrier label generation eliminates the biggest shipping bottleneck›
When the WMS automatically generates the transport order and the TMS automatically generates the carrier guide and label, shipping execution time is reduced from minutes to seconds per shipment.
Verify truck loading by scanner before closing the dock›
Scanner verification that all documented packages are loaded in the truck (and no undocumented extra packages) is the final quality control of shipping execution. Without this verification, “forgotten” packages are only discovered when the customer reports not receiving their order.
The Carta Porte complement requires the transporter’s RFC and valid SICT permit›
The Carta Porte complement requires specific transporter data (RFC, SICT permit number) that must be current in the carrier catalog. An expired permit number generates an invalid CFDI.
El CFDI con complemento Carta Porte debe emitirse automáticamente desde el ERP, no a mano›
La emisión manual del CFDI es fuente de errores (RFC incorrecto, descripción de mercancía equivocada, número de permiso del transportista desactualizado) y de retrasos en el embarque. Integrar el sistema de facturación con el WMS/TMS genera el CFDI automáticamente con los datos correctos de cada embarque.
La integración WMS-TMS para generar etiquetas elimina el mayor cuello de botella del embarque›
Cuando el WMS genera automáticamente la orden de transporte y el TMS genera la guía y la etiqueta, el tiempo de ejecución baja de minutos a segundos por embarque.
Verificar la carga del camión con escáner antes de cerrar el andén›
Verificar con escáner que todos los bultos documentados estén en el camión (y que no haya bultos extra sin documentar) es el control de calidad final del embarque. Sin esta verificación, los bultos “olvidados” se descubren solo cuando el cliente reporta que no recibió su pedido.
The Carta Porte complement requires the transporter’s RFC and valid SICT permit›
The Carta Porte complement requires specific transporter data (RFC, SICT permit number) that must be current in the carrier catalog. An expired permit number generates an invalid CFDI.
06Illustrative caseCaso ilustrativo
Illustrative case built from typical industry values — not data from a specific company.Caso ilustrativo construido con valores típicos de la industria — no son datos de una empresa específica.
Illustrative case: Shipping execution automation — DC with 840 shipments/day
Current shipping process is 80% manual: guide generated in carrier portal, CFDI in the tax system, packing list printed from ERP.
Current shipping process is 80% manual: guide generated in carrier portal, CFDI in the tax system, packing list printed from ERP.
| Process step | Before (manual) | After (automated with TMS + tax integration) |
|---|---|---|
| Carrier guide and label generation | 12 min/shipment · 2 dedicated FTEs | 28 sec/shipment · Automatic generation from integrated WMS/TMS |
| CFDI de traslado + Carta Porte generation | 8 min/shipment · RFC errors: 3.2% of CFDIs | 42 sec/shipment · Data from ERP → 0 RFC errors |
| Truck loading with scanner verification | Manual count — 18 min per truck of 80 packages | Scanner verification: 6 min per truck + 0 “forgotten” packages |
| Total shipping execution time per shipment | 28 min + errors | 5 min + 0 documentation errors |
Result: Shipping labor savings: 2 FTEs. Shipping time per shipment: 28 min → 5 min. SAT transport stops for missing Carta Porte: 0 in the 12 months post-implementation vs. 3 incidents in the prior 12 months.
Illustrative case built from typical industry values — not data from a specific company.Caso ilustrativo construido con valores típicos de la industria — no son datos de una empresa específica.
Caso ilustrativo: Automatización de la ejecución de embarques — CEDIS con 840 embarques/día
El proceso actual de embarque es 80% manual: guía generada en el portal del transportista, CFDI en el sistema de facturación, packing list impreso desde el ERP.
El proceso actual de embarque es 80% manual: guía generada en el portal del transportista, CFDI en el sistema de facturación, packing list impreso desde el ERP.
| Paso del proceso | Antes (manual) | Después (automatizado con TMS + integración fiscal) |
|---|---|---|
| Generación de guía y etiqueta del transportista | 12 min/embarque · 2 FTE dedicados | 28 s/embarque · Generación automática desde WMS/TMS integrados |
| Emisión de CFDI + complemento Carta Porte | 8 min/embarque · Errores de RFC: 3.2% de los CFDI | 42 s/embarque · Datos desde el ERP → 0 errores de RFC |
| Carga del camión con verificación por escáner | Conteo manual: 18 min por camión de 80 bultos | Verificación por escáner: 6 min por camión + 0 bultos “olvidados” |
| Tiempo total de ejecución por embarque | 28 min + errores | 5 min + 0 errores de documentación |
Resultado: Ahorro de mano de obra en embarques: 2 FTE. Tiempo de embarque: 28 min → 5 min. Retenciones de mercancía en ruta por falta de Carta Porte: 0 en los 12 meses posteriores a la implementación vs 3 incidentes en los 12 meses previos.
07How it is measuredCómo se mide
Shipping Documentation Accuracy % (shipments with complete and correct documentation)›
Shipping Documentation Accuracy %
(Shipments dispatched with correct guide + CFDI de traslado + Carta Porte + remittance / Total shipments) × 100
Benchmark: 100% documentation accuracy — any shipment without the correct CFDI is a fiscal risk
⚠️ A shipment without the CFDI de traslado or without the correct Carta Porte complement can be stopped by the SAT in an en-route inspection — with consequences of transport stoppage, fines, and reputational damage.
Shipping Execution Time (time from order ready-to-ship to truck departure)›
Shipping Execution Time
Average time from the last package of a truck being packed to the truck departing from the dispatch dock
Benchmark: <45 minutes for a standard operation · <15 minutes with fully automated shipping execution
🔑 Slow shipping execution generates trucks departing late from the carrier pickup window — causing delivery delays and potential OTIF non-compliances that are not the carrier’s fault.
Exactitud documental de embarques % (embarques con documentación completa y correcta)›
Exactitud documental de embarques %
(Embarques despachados con guía + CFDI con Carta Porte + remisión correctos / Total de embarques) × 100
Benchmark: 100% de exactitud documental: cualquier embarque sin el CFDI correcto es un riesgo fiscal
⚠️ Un embarque sin CFDI o sin el complemento Carta Porte correcto puede ser detenido en una inspección en ruta, con consecuencias de retención del transporte, multas y daño reputacional.
Tiempo de ejecución de embarque (desde que el pedido está listo hasta la salida del camión)›
Tiempo de ejecución de embarque
Tiempo promedio desde que se empaca el último bulto de un camión hasta que el camión sale del andén
Benchmark: <45 minutos en una operación estándar · <15 minutos con ejecución de embarques totalmente automatizada
🔑 Una ejecución lenta hace que los camiones salgan tarde respecto a la ventana de recolección del transportista, lo que causa retrasos de entrega e incumplimientos de OTIF que no son culpa del transportista.
08What you would useQué se usa
📌 Shipping & CFDI
SAP EWM + SAP S/4HANA — Shipping Integration›
Module: Automated Shipping Execution + CFDI de Traslado
SAP EWM + SAP S/4HANA integration automatically generates the remittance, CFDI de traslado with Carta Porte complement, and TMS communication for carrier guide generation.
SAP EWM + SAP S/4HANA integration automatically generates the remittance, CFDI de traslado with Carta Porte complement, and TMS communication for carrier guide generation.
CONTPAQi / Aspel (Siigo)›
Module: CFDI de Traslado + Carta Porte Generation
Most widely used electronic billing systems in Mexico with support for CFDI de traslado generation with the current Carta Porte complement (version 3.1).
Most widely used electronic billing systems in Mexico with support for CFDI de traslado generation with the current Carta Porte complement (version 3.1).
📌 Carrier Labels
Shipstation / EasyPost›
Module: Multi-Carrier Label Generation API
Shipping label generation APIs that connect with multiple carriers and generate labels in the correct format for each carrier.
Shipping label generation APIs that connect with multiple carriers and generate labels in the correct format for each carrier.
📌 Embarques y CFDI
SAP EWM + SAP S/4HANA — Integración de embarques›
Módulo: Ejecución de embarques automatizada + CFDI con Carta Porte
La integración de SAP EWM con SAP S/4HANA genera automáticamente la remisión, el CFDI con complemento Carta Porte y la comunicación con el TMS para la generación de guías.
La integración de SAP EWM con SAP S/4HANA genera automáticamente la remisión, el CFDI con complemento Carta Porte y la comunicación con el TMS para la generación de guías.
CONTPAQi / Aspel (Siigo)›
Módulo: Emisión de CFDI + complemento Carta Porte
Most widely used electronic billing systems in Mexico with support for CFDI de traslado generation with the current Carta Porte complement (version 3.1).
Most widely used electronic billing systems in Mexico with support for CFDI de traslado generation with the current Carta Porte complement (version 3.1).
📌 Etiquetas de transportista
Shipstation / EasyPost›
Módulo: API de generación de etiquetas multitransportista
APIs de generación de etiquetas de envío que se conectan con varios transportistas y generan etiquetas en el formato correcto para cada uno.
APIs de generación de etiquetas de envío que se conectan con varios transportistas y generan etiquetas en el formato correcto para cada uno.
The bottom lineEn corto
Generate documents from data, verify loads by scan. Integrate WMS, TMS and billing, keep carrier data valid and hold documentation accuracy to 100%.
Genera los documentos con datos y verifica la carga con escáner. Integra WMS, TMS y facturación, mantén vigentes los datos de transportistas y exige 100% de exactitud documental.
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